Vos rôles et vos enjeux

Vous exercez un rôle clé de soutien auprès d'un membre de la direction. Vous gérez le planning, traitez le courrier, organisez les réunions et préparez les comptes rendus. Votre mission est de faciliter les tâches quotidiennes et opérationnelles de votre responsable. Vous êtes l'interface privilégiée avec les différents interlocuteurs internes et externes. Vous êtes organisé, discret et capable de prioriser efficacement. Vos compétences en communication et votre adaptabilité sont essentielles pour réussir dans ce poste stratégique au sein de l'organisation.

Vos responsabilités

  • Gérer l'agenda et organiser les déplacements de la direction pour optimiser son temps et son efficacité
  • Assurer le traitement du courrier entrant et sortant, en priorisant les informations importantes pour la direction
  • Organiser et préparer les réunions, en coordonnant les participants et en rassemblant les documents nécessaires
  • Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunions, en veillant à la clarté et à la précision des informations transmises
  • Servir d'interface entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes de Crédit Mutuel Alliance Fédérale
  • Préparer des présentations et des rapports pour la direction, en synthétisant les informations clés
  • Gérer les appels téléphoniques et les emails, en filtrant et en redirigeant les communications selon leur importance
  • Participer à la mise en œuvre des projets stratégiques en assistant la direction dans le suivi et la coordination
  • Veiller à la confidentialité des informations sensibles et contribuer à maintenir une image professionnelle de Crédit Mutuel Alliance Fédérale
  • Assurer la liaison entre les différents services et la direction pour faciliter la circulation de l'information au sein de l'organisation

Exemples de parcours pour y parvenir : Formation en secrétariat ou gestion. Expérience préalable en assistanat ou coordination administrative.

Exemples d’opportunités à partir de ce métier : Pour découvrir les autres métiers, consultez la Carte des métiers et parcours professionnels.

Les compétences

Savoir-faire

Gestion administrative

  • Piloter la transformation digitale des processus administratifs
  • Concevoir et mettre en œuvre des politiques de gestion documentaire avancées
  • Optimiser la gestion des contrats et des fournisseurs à l'échelle de l'organisation

Gestion

  • Exploiter les différentes sources d'informations disponibles, s'assurer de leur exhaustivité et de la fiabilité des éléments
  • Maîtriser les procédures et les outils, contribuer à l'appropriation des bonnes pratiques de gestion en interne
  • Traiter les dossiers, intégrer leur complexité, interagir avec les différentes parties prenantes dans un objectif de satisfaction et de performance
  • Assurer le reporting, proposer des améliorations de process et identifier les solutions avec les interlocuteurs dédiés

Orientation client interne

  • Entretenir une relation de proximité, mettre à disposition son expertise au service de son périmètre et développer son réseau professionnel
  • S'intéresser au client et à son environnement, comprendre ses spécificités et ses enjeux, l'accompagner au plus près de ses besoins, projets et objectifs
  • Mobiliser les moyens et compétences adaptées au contexte et apporter le soutien approprié dans un objectif de qualité de service personnalisée
  • Se positionner au niveau de l'interlocuteur, entretenir et faire vivre une relation d'équité centrée sur la satisfaction

Planification

  • Intégrer le contexte du projet et des parties prenantes, structurer les différentes étapes et poser les jalons
  • Répartir les missions, organiser leur mise en œuvre et garantir leur bon déroulement dans un objectif qualité/coût
  • Anticiper et analyser les écarts, prioriser et adapter la feuille de route et garantir la bonne réalisation du projet

Qualité

  • Structurer des propositions adaptées et performantes, garantir la qualité des livrables dans le respect de la conformité et des normes en vigueur
  • S'appuyer sur des indicateurs fiables, veiller au respect de la méthodologie et des procédures de contrôle pour garantir la pertinence des contrôles
  • Respecter et mettre en pratique la démarche qualité tout au long des étapes du projet ou de l'action menée
  • Intégrer les évolutions réglementaires des activités de son périmètre et les mettre en application en quotidien

Reporting

  • Produire des tableaux de bord pour suivre les niveaux de service, de conformité et de maitrise des risques
  • Structurer l'information, présenter et expliquer les résultats et s'assurer de la bonne compréhension par l'ensemble des parties prenantes
  • Garantir la fiabilité des données transmises, argumenter ses choix avec efficacité et justifier la pertinence des propositions

Support

  • S'assurer de la qualité et de la pertinence du support apporté à l'équipe et aux clients utilisateurs
  • Initier le traitement des dossiers, suivre leur gestion et accompagner les différents interlocuteurs dans un objectif de qualité et d’efficacité
  • Porter les évolutions des process et des outils et participer à leur mise en œuvre
  • Concevoir la documentation adaptée aux besoins dans son domaine, faciliter sa compréhension et animer sa communication

Travail en équipe

  • Interagir dans un environnement pluridisciplinaire, identifier et mobiliser les spécialisations adéquates dans un objectif d'efficacité
  • S'investir dans la dynamique d'équipe, participer à la qualité des informations transmises et s'engager dans le bon fonctionnement au quotidien
  • Partager son expérience, transmettre son savoir et contribuer au développement des compétences de l'équipe
  • Développer et entretenir un réseau interne basé sur la confiance et la qualité de la relation

Savoirs

Achats logistiques

Compétences Détails
Approvisionnements Gestion des stocks
Négociation achats  
Pilotage logistique Gestion des approvisionnements
Systèmes de pilotage de la chaîne logistique

 

Conformité

Compétences Détails
Conformité déontologie Conflits d'intérêts client/salarié
Corruption
Faculté de signalement
Listes de surveillance et d'interdiction
Suivi du personnel sensible
Conformité éthique Politique interne d'entrée en relation
Conformité réglementaire Certifications et formations réglementaires
Conformité fiscale
Directive MIF / RG AMF
Externalisation
Finance durable - ESG
MICA
Prestations essentielles externalisées, IOBSP…
Protection des investisseurs et transparence de marchés
Règlement MAR  Réglementation américaine
Réglementation FATCA, EAI & QI
RGPD
Veille réglementaire
Volcker, Dodd Franck Act
Risques Cartographie des risques
Risques de marchés
Risques de taux
Risques opérationnels

 

Droit

Compétences Détails
Droit civil Clauses abusives
Inexécution contractuelle
Résiliation
Responsabilités professionnelles
Validité des contrats
Droit des affaires Droit commercial
Droit d'auteur
Droit de la concurrence
Droit de la distribution
Droit de la propriété intellectuelle
Droit de la protection des données
Droit de l'identité de marque
Droit des contrats
Droit des dessins
Droit des marques
Droit des sociétés
Gestion des contentieux
RGPD
Droit social Contrat de travail
Droit disciplinaire
Droit social
Gestion des instances représentatives du personnel, négociations collectives, élections professionnelles
Temps de travail, repos, congés payés

 

Durabilité

Compétences Détails
Critères ESG Critères de gouvernance
Critères environnementaux
Critères sociaux
Diversité Diversité
Handicap
Inclusion
Enjeux sociaux et sociétaux Culture
Diversité
Égalité
Handicap
Inclusion
Précarité
Vivre ensemble
Environnement Climat
Décarbonation
Écologie
Pollution
Ressources naturelles
Mutualisme Raison d'être et valeurs
Spécificités du modèle et ses axes d'évolutions
Structure organisationnelle
Politique et ambitions Groupe Agora et vie mutualiste

Finance

Compétences Détails
Comptabilité générale Budgets
États comptables
Outils et logiciels de comptabilité
Réglementation et normes comptables
Techniques comptables
Techniques de comptabilité bancaire

 

Langues

Compétences Détails
Anglais  

Marketing et communication

Compétences Détails
Communication digitale  
Communication élus  
Communication externe  
Communication institutionnels  
Communication interne  
Communication partenaires  
Expérience client  
Techniques rédactionnelles Adaptation au public
Révision et relecture
Structuration du contenu
Style d'écriture
Techniques narratives

Middle & back office

Compétences Détails
Bureautique Pack Office Gestion de données - ACCES
Messagerie - OUTLOOK
Publication - POWERPOINT
Tableur - EXCEL
Traitement de texte - WORD
Outils et procédures de gestion Outils de gestion
Procédures de gestion
Prise de notes Méthodes de mémorisation
Organisation des idées
Outils de prise de notes
Synthèse d'informations
Techniques de prise de notes

Projet & Innovation

Compétences Détails
Conduite de projet Construction et gestion de budget
Gestion du changement
Méthodologie de construction de projet
Outils et méthodes de reporting
Planification
Innovation Techniques d'idéation
Intelligence collective Facilitation
Outils d'animation
Techniques d'animation d'ateliers d'IC

 

Qualité

Compétences Détails
Pilotage qualité Gestion de la qualité
Normes et systèmes qualité
Reporting qualité

Ressources humaines

Compétences Détails
Gestion de la formation Construction et budgétisation du plan de formation
Dispositifs et indicateurs d'évaluation
Évaluation de la formation
Outils et dispositifs de gestion de la formation
Plan de formation
Qualité formation
Reportings et gestion des data formation
Mobilités internationales Dispositifs d'expatriation et de détachement
Gestion des expatriations et mobilités internationales
Rémunération, fiscalité et avantages sociaux des mobilités internationales
QVT Égalité professionnelle
Gestion et prévention des RPS
Réglementation et indicateurs
Santé et bien-être au travail
SIRH Outils et dispositifs de pilotage RH

Sécurité

Compétences Détails
Secours à la personne Consignes de sécurité
Les N° d'urgence
SST
Techniques et procédures d'évacuation
Sécurité des biens et des personnes Conditions d'accès dans les locaux
Discrétion
Dispositif d'urgence
Dispositifs de protection
Environnement de travail
Numéro d'appel CRITEL ou PC Sécurité
Vigilance
VIGIPIRATE
Sécurité Incendie Alerte incendie
Cheminement d'évacuation
Manipulation extincteurs

Stratégie

Compétences Détails
Stratégie Commerciale Stratégie de développement de business
Stratégie de distribution
Stratégie de vente
Stratégie d'entreprise Stratégie de croissance
Stratégie de gouvernance
Stratégie d'innovation
Stratégie des systèmes d'information Stratégie data
Stratégie digitale
Stratégie IT
Stratégie marketing Analyses concurrentielles
Plan de communication
Politique de marque
Positionnement produit
Segmentation cible
Stratégie de contenu
Stratégie opérationnelle

Politique de sécurité
Stratégie achats
Stratégie immobilière
Stratégie qualité
Stratégie supply chain
Stratégie RH Politique marque employeur
Stratégie de développement humain
Stratégie de learning et development
Stratégie sociale
Stratégie sociétale et environnementale Politique environnementale
Politique sociétale

 

Attention : Les détails de la compétence sont donnés à titre indicatif et ne sont pas nécessairement à maitriser pour la compétence dans le métier de cette fiche. Ils serviront à alimenter les fiches pédagogiques en formation.

Savoir-être

Apprendre à apprendre

Capacité à rechercher et mobiliser en permanence les moyens de se développer et d'apprendre. Faire évoluer ses pratiques en fonction de ses nouveaux acquis.

Définitions :

  • J'associe les feedbacks et mes analyses personnelles afin de disposer d'une vision objective de mes forces et faiblesses et définir les méthodes les plus adaptées à mon apprentissage
  • Je modifie les comportements que j'adopte habituellement en phase d'apprentissage

Assertivité

Capacité à exprimer ses pensées et ses besoins sans agressivité, sans passivité, sans manipulation.

Définitions :

  • Je réagis de manière calme et assurée dans les situations difficiles pour continuer à livrer de bonnes prestations
  • Je maîtrise mes réactions et agis avec lucidité
  • Je formule une critique constructive

Être acteur du collectif

Capacité à s’inscrire et à participer activement à une dynamique collective, à développer une relation de confiance avec les autres personnes de son équipe et fédérer dans un objectif commun.

Définitions :

  • J'organise un travail commun en m’appuyant sur les compétences de chacun
  • Je sais partager des informations dans l'intérêt du groupe
  • Je viens en appui d'un collaborateur dans le besoin

Être centré client

Capacité à mettre le client au centre de notre attention, à être force de proposition pour répondre au mieux à ses besoins et à ses attentes au service de la performance.

Définitions :

  • Je tiens compte de l'intérêt du client dans mes décisions
  • J'adapte ma posture en fonction de la personne en face

Être force de proposition

Capacité à proposer une solution réalisable en fonction du temps, des moyens et des outils mis à disposition.

Définitions :

  • Je conçois une proposition cohérente en tenant compte des besoins de l'interlocuteur
  • Je crois en la solution et la supporte
  • Je convaincs les interlocuteurs de passer à l'action

Être proactif

Capacité à anticiper et agir de manière proactive pour atteindre un objectif ou résoudre un problème. Capacité à prendre des initiatives, à être prévoyant et à ne pas attendre que les choses se passent avant de réagir.

Définitions :

  • Je suis capable de gérer des projets de manière proactive en identifiant les obstacles et en les surmontant
  • Je fais preuve d'anticipation en identifiant les tendances du marché et je propose des solutions novatrices

Être responsable

Capacité à utiliser les moyens à disposition pour atteindre ses objectifs, à prendre de la hauteur et à être responsable de ses choix pour améliorer la performance de son activité et avancer dans un esprit de confiance.

Définitions :

  • J’analyse les situations et fais des choix en conséquence
  • Je suis autonome
  • Je prends de la hauteur sur les situations

Faire preuve de flexibilité

Capacité de s'adapter rapidement et efficacement à des situations changeantes ou imprévues. Capacité à remettre en question ses propres certitudes et de trouver des solutions créatives à des problèmes complexes.

Définitions :

  • J'anticipe les changements potentiels et prépare des plans d'actions pour y faire face
  • Je gère efficacement les situations de tensions et de résistance au changement et trouve des solutions acceptables pour toutes les parties prenantes
  • J'évalue les risques et les avantages des changements potentiels et prends des décisions réfléchies
  • Je gère les paradoxes et incertitudes dans mon quotidien

Faire preuve d'esprit critique

Capacité à identifier l'ensemble des aspects d'un sujet et les examiner d'une manière critique pour formuler un point de vue étayé. Être poussé par le désir d'en savoir plus sur les choses, les personnes ou les évènements.

Définitions :

  • Capacité à mobiliser ses savoirs, en autonomie, sur des opérations avancées dans un contexte stable
  • Capacité à analyser et transmettre à un niveau supérieur

Porter nos valeurs

Capacité à s'inscrire dans les valeurs portées par le groupe en tant qu'entreprise à mission (diversité, inclusion, équité, exemplarité, droit à l'erreur) et à les diffuser dans ses pratiques et à ses collaborateurs.

Définitions :

  • Je suis bienveillant et de bonne volonté dans mes pratiques et avec mes différents interlocuteurs
  • Je véhicule les valeurs du groupe dans mes pratiques

Savoir communiquer

Capacité à écouter et comprendre - Savoir appréhender les différentes techniques de communication (écrit, oral, non-verbal), adapter sa communication et faire preuve de pédagogie.

Définitions :

  • J'utilise mes capacités à communiquer pour obtenir l'adhésion
  • Je sais accompagner et être pédagogue
  • Je sais impulser une dynamique